多国籍F&Bレストランフランチャイズ

Guzman y Gomez（GyG）は、オーストラリアを拠点とするメキシコのF＆Bレストランチェーンで、アジア全域でフランチャイズ事業を展開しています。シンガポールだけでも、GyGは島全土に13店舗を運営し、企業のバックオフィスとフロントオブハウスの業務に700人以上のスタッフを雇用しています。

中規模の飲食企業であるGyGの最も重要な財務業務は、ベンダーや顧客との取引処理と、数百人の時給労働者やサラリーマンの給与管理です。

FileAI を使用する前に

手動でのデータ入力と分析

‍Gmail、WhatsApp、POSシステムなど、さまざまなチャネルから財務情報が届くため、GyGは、情報が会計システムに十分かつ正確に記録されるように、店舗ごとに1日4時間を割り当てる必要がありました。

月次簿記は月末から約30日後に終了し、報告は定期的に行われていたため、リアルタイムのデータ分析を行う機会はありませんでした。

自動化の主な成果
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‍シンガポールの13店舗すべてで時間とコスト効率を最適化することを第一の目標として、FileAIはGyGの財務処理の4つの側面を自動化する任務を負いました。

• 買掛金勘定と売掛金勘定の入力
• 発注書の照合
• スケジュール監視
• パフォーマンスレポート

解決策

FileAIは、プラットフォーム独自のテクノロジーを使用して、前述のすべての財務プロセスに1つのシンプルなソリューションを提供します。FileAI は、1 週間の短い導入期間で、追加のセットアップ費用なしでシステムを実装しました。GyGの従業員がすでに使用しているツールをFileAIの直感的なウェブアプリプラットフォームとシームレスに統合することで、1週間以内に完了したオンボーディングプロセスを完了するために必要なスタッフトレーニングは最小限に抑えられました。

1。買掛金勘定と売掛金勘定の入力

‍仲介者として機能するFileAIは、すべての買掛金および売掛金の書類を受け取ります。このシステムは、FileAI独自の光学式文字認識（OCR）とインテリジェント文字認識（ICR）技術を使用して、主要なデータポイントを自動的に抽出して分類し、すでにマッピングおよびコーディングされたGyGの会計台帳にエクスポートします。

スムーズな移行を実現するために、FileAIはGmailやWhatsAppなど、GyGの従業員が既に使い慣れているツールに接続しました。これらの統合により、GyGの従業員は引き続きスマートフォンで写真を撮ったり、ファイルをアップロードして文書を自動的に送信してリアルタイムで処理したりできるようになりました。

2。注文書の照合

‍FileAIはRevel POS Systemsと統合することで、発注書と対応するサプライヤーの請求書を自動的に照合し、不一致があれば各請求書の個々の明細項目にフラグを立てます。

3。スケジュール監視

‍FileAIはGyGのHRツールに接続することで、GyGのスタッフのスケジュールデータを自動的に取得します。これにより、GyGのリーダーは人的資源の配分を最適化できるようになり、何百人もの時給労働者やサラリーマンの給与計算をビジネス活動とスケジュール調整したり、給与計算を監視したり処理したりできるようになります。

4。リアルタイム・パフォーマンス・レポート

‍FileAIは、GyGの請求書と財務システムからの財務データを組み合わせて、GyGの内部利害関係者に自動的に送信されるリアルタイムのレポートを作成して提供することができました。

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結果

データ処理時間を 120 時間以上短縮

FileAI がデータワークフローの抽出と処理をエンドツーエンドで自動化するようになったことで、GyG はデータ入力と分析にかかる時間を 1 か所あたり 1 か月あたり 120 時間以上削減できました。これにより、GyG は毎月の帳簿を以前よりも 30 日早く決算できるようになりました。

人的資源配分の最適化

FileAIは、非常に面倒で手作業が多いプロセスを自動化し、正確なリアルタイムデータを提供して情報に基づいた財務上の意思決定を可能にすることで、GyGは外部委託する人員を削減し、既存のチームメンバーをより価値の高いタスクに転用できるようになりました。

完全なデータ透明性を実現‍

FileAI は、1 日に 1,500 件を超えるトランザクションを処理することで、GyG の経営陣がビジネスアクティビティのレポートを毎日リアルタイムで受け取り、バックオフィスの会計トレーサビリティを 100% 利用できるようにしています。

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