FileAI 101
企業の買掛金（AP）部門の中核となる機能は、事業の健全なキャッシュフローを維持することです。しかし、この目標は本質的に、購買チーム、調達チーム、ベンダー、サプライヤーとの良好な関係の維持や、財務書類の日常的な完成など、他の責任と絡み合っています。
ほとんどの企業は、商品やサービスの支払い、従業員の経費請求、その他の短期ローンなど、AP傘下の短期負債の管理において、依然として事務処理の多い慣行に頼っています。このような時代遅れの慣行は、時間と労力を要するだけでなく、ヒューマンエラーや内部詐欺の前提にもなります。したがって、業務の有効性と効率の最適化を目指す組織にとって、AP Automation テクノロジーの採用は間違いなく必要なステップです。
AP自動化とは、APプロセスを構成する一連のルーチンで多くの場合面倒なステップを含むワークフローのデジタル化を指します。従来のポイントソリューションの大半は、データポイントの初期抽出と入力、文書の断続的なレビュー、承認ワークフローの実行など、APプロセスのさまざまな段階で依然として手動による介入を必要としています。しかし、FileAI などの人工知能 (AI) テクノロジーで強化されたインテリジェント・ドキュメント・プロセッシング (IDP) 機能を備えた、現在の市場をリードするエンド・ツー・エンドの AP 自動化製品では、この要件がなくなり、AP プロセスは完全にハンズフリーになります。
請求書、請求、ベンダーの請求書、その他無数の物理文書やデジタル文書では、データを手動で抽出するプロセスには非常に時間と労力がかかります。さらに、財務データの処理に必要な正確性と正確さを考えると、人為的ミスや過失に起因するミスは高い確率で発生します。これにより、従業員は助言や分析業務の遂行など、より価値の高い仕事に時間を費やしたり、概して会社にもたらす価値を最適化したりすることもできなくなります。
AP文書化は、特に大規模な企業では、多くの場合、複数の部門、場合によっては複数の管理層からの注意と承認を必要とします。物理的な文書やデジタル化された文書をある部署から別の部署に送る手作業によるプロセスは、煩雑で負担がかかるだけでなく、承認期間が必然的に不利に長くなることにもつながります。これは、社内外のビジネス関係に悪影響を与えるだけでなく、支払い遅延手数料や商品やサービスの出荷遅延などの目に見えるコストにもつながる可能性があります。
今日の飽和したデジタルエコシステムでは、同じ業界内であっても、さまざまなベンダーやパートナーが請求書の内容、形式、プラットフォームについてさまざまな好みを持っていることが一般的です。これは、業務上または報告上の目的で請求書からデータを手動で抽出するという面倒な作業をさらに悪化させます。
従来、AP部門は、請求書の適切な支払いを円滑に進めるために、対応する発注書、請求書、受領書類を手動で照合する必要がありました。書類の誤った照合から生じる不一致は、解決に時間とリソースを浪費するだけでなく、支払いの遅延を引き起こし、企業全体の業務効率に悪影響を及ぼす可能性もあります。
機械学習と機械学習モデルを組み合わせて、業界をリードする光学式文字認識（OCR）と自然言語処理（NLP）技術を組み合わせて採用したFileAI独自のテクノロジーは、デジタル文書、印刷文書、手書き文書に適用可能な、市場をリードする精度でデータ抽出プロセスを完全に自動化します。もちろん、これにより、手動でデータを入力する必要がなくなります。インボイスの初期アップロードから AP の処理や報告に必要な関連データポイントの抽出まで、インポートプロセス全体がシームレスに自動化され、ソースデータは一貫して透明性が高く、関係するすべての部門がアクセスできます。
このソリューションは、FileAIのシステム内でルールを1回だけ設定するだけで、企業間で請求書を配布および処理するために使用されるさまざまな形式とチャネルの問題に対処します。関連するデータポイントを手動で抽出し、関連する情報を対応するエントリに振り分ける作業は、従来のように手動で行うと骨の折れる作業です。しかし、非構造化データの解釈とその後の分類は、今や完全にハンズフリーで行えるようになり、もはやAP部門の特別な注意や努力は必要ありません。
AIを活用したIDP機能により、FileAIのようなソフトウェアでは、請求書、発注書、およびそれに対応する受領書類間で、デジタルまたはその他の方法で文書を手動で照合する必要がなくなります。その代わり、システムは、前述の OCR および NLP テクノロジーによって抽出されたデータを照合するリレーショナル検索を自動的に実行し、補完文書を統合して検証します。
FileAIのインテリジェント・プロセス・オートメーション（IPA）システムは、1つの統合ダッシュボードからすべてのデータにアクセスできるようにすることで、ある部門から別の部門に手動で文書を転送するよりも、共同作業を最適化します。また、リマインダーを簡単に設定して、プロセスの特定の時点で各関係者に注意が必要な場合にアラートを出すこともできます。さらに、特定のルールや例外を特定のカテゴリや値に割り当てて適用し、独自の扱いが必要なようにすることもできます。
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FileAIは、人工知能を活用して、手動による介入なしであらゆるファイルをエンドツーエンドであらゆるシステムに直接処理するAI自動化ソリューションの大手プロバイダーです。FileAI は、イノベーションと顧客成功への取り組みにより、さまざまなセクターの組織が、価値の低いタスクに追われている人材をより価値の高い仕事に振り向けることを可能にします。
ほとんどの企業は、AP傘下の短期負債の管理において、依然として事務処理を多用する慣行に頼っています。このような時代遅れの慣行は、時間と労力を要するだけでなく、人為的ミスや内部詐欺の前提にもなります。したがって、AP Automationの採用は、業務の有効性と効率を最適化するための必要なステップです。
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