ロボティック・プロセス・オートメーション（RPA）インフラストラクチャの採用と実装は、企業が歩調を合わせ関連性を維持するための不可欠なステップとして、現在、企業のリーダーと従業員の両方に広く受け入れられています。近年では、光学式文字認識 (OCR) やインテリジェント文字認識 (ICR) など、人工知能 (AI) 対応の新しい自動化技術も主流になっています。

時が経つにつれ、このような自動化ソフトウェアの導入の取り組みは、コストや時間の節約、従業員の士気の向上、顧客満足度の向上などを含むがこれらに限定されない長期的な利益を組織にもたらすという認識が、専門家の世界で広く浸透してきました。しかし実際には、このようなアップグレード・プロジェクトは、さまざまな懸念から生じるさまざまな程度の慣性、抵抗、反発に依然として直面することが多い。

自動化の実装における課題

実装の複雑さの認識

状況によっては、組織内でRPAやその他の自動化テクノロジーを検討する必要性そのものは、通常、面倒な手作業が圧倒的に多いことから生じます。この種の仕事に疲れ果てた従業員は、RPAがどのように効率を高め、複雑なワークフローを合理化し、最終的にはそのようなタスクを手作業で完了する必要をなくす方法について理解し始めることすらできず、逆説的に気が進まなかったり、全体的に能力が不足したりすることがよくあります。この現象は、自動化プロセスの実装は複雑で難しく、IT に関する幅広い専門知識が必要であるという、誤って高ぶった認識にまでさかのぼることができます。

しかし実際には、近年、業界やユースケースを問わず、ノーコードまたはローコードのソリューションが注目を集めています。ユビキタスなテクノロジーソリューション全体にある使いやすいインターフェースに複雑なテクノロジーをシームレスに統合することで、あらゆるスキルレベルや専門分野のプロフェッショナルがこのようなシステムを簡単に実装できるようになりました。

プロセスの断片化

過去に組織が成長し拡大するにつれて、各部門のニーズにのみ適したレガシーシステムは、部門間のコラボレーションやワークフローをほとんどまたはまったく考慮せずに実装されることがよくありました。つまり、情報をデジタル化するシステムが導入され、一方的なプロセスがデジタル化されたとしても、これらのシステムは独立してばらばらに運用されていたのです。そのため、複数の部署の注意と入力を必要とする重要な文書のやり取りは、多くの場合、完全に手作業で行われ、時には無計画に処理されることもあります。このような断片化されたプロセスでは、あらゆる場面で非効率性、混乱、潜在的なエラーが発生する前提となっています。

変化への抵抗

職場に新しいテクノロジーを導入すると、変化に対する反射的な人間の嫌悪感というハードルに直面する可能性があります。複数の部門にまたがり、さまざまな優先事項、懸念、目標に動機付けられている無数の従業員がいるため、変化を受け入れることに本能的に消極的であることは、組織におけるビジネス自動化の開始を目指す取り組みに悪影響を及ぼす可能性があります。

個人と組織全体の両方にとっての潜在的な利益をひそかに認識しているにもかかわらず、将来をめぐる恐怖や不確実性の感情、または現在のやり方に対する一般的な安心感は、職場で自動化を採用することへの抵抗を助長することがよくあります。そのため、関係するすべての従業員が新たに増大した役割や責任に適切に対応できるように、戦略的な変更管理措置を実施する必要があります。

実装の障壁を克服するには？

透明性の促進と情報の民主化

すべての関係者が簡単に知識にアクセスできるようにするだけでなく、情報のキュレーションと提示は、組織全体の支援と参加を促進する上でも同様に不可欠です。

情報を提示する際、イニシエーターは、各部門が業務を行う際の認知的規範と業務上の規範、およびそれぞれの業績目標を考慮する必要があります。技術的な変化、特に IT を専門としていない従業員の日常業務に影響する変化をわかりやすく説明することが重要です。これは、カスタマイズされたトレーニング計画を策定し、専門能力開発プログラムに優先順位を付け、一貫した従業員エンゲージメント戦略を立てることによって最もよく達成できます。

新旧の橋渡し技術

FileAIのようなインテリジェント・プロセス・オートメーション（IPA）ツールとしても知られる、AIテクノロジーで強化されたミドルウェアRPAシステムは、無数のレガシーツールを、ビジネスインテリジェンスソフトウェア、簿記ツール、クラウドストレージ、eコマースプラットフォームなどを含む新しいクラウドベースのソリューションと統合する貴重な機能を活用します。OCRおよびICR機能を搭載したこのようなシステムは、ワークフロー全体をエンドツーエンドで自動化できるため、あるタッチポイントから別のタッチポイントに文書を中継するという手作業や面倒な作業が不要になります。これにより、組織内のタスク、機能、部門にまたがる断片化されたプロセスの問題が直接軽減され、システムが通信するための仲介役として機能し、新たなレベルのコラボレーションと効率性が促進されます。

人的資源の管理

デジタルトランスフォーメーションをリードする企業は、まずシステムの技術的実装に焦点を当てる必要がありますが、プロセスのどの時点でも人的要素が損なわれないことが不可欠です。プロジェクトのコミュニケーションと人間化が効果的でないと、影響を受ける従業員の不満や拒絶につながるだけでなく、技術資源と人的資源の最高の特性を融合させることから得られる価値が損なわれる可能性もあります。組織は、新たに導入されたシステムの活用方法に関する適切なトレーニングを実施する必要があるだけでなく、自動化と人的資源の両方を完全に最適化するために、役割と責任を徹底的に見直し、人間特有の特性の価値を浮き彫りにした価値の高いタスクに人材を再配置することも検討する必要があります。

FileAI 金融自動化の専門家とつながる

FileAIは、人工知能を活用して、手動による介入なしであらゆるファイルをエンドツーエンドであらゆるシステムに直接処理するAI自動化ソリューションの大手プロバイダーです。FileAI は、イノベーションと顧客成功への取り組みにより、さまざまなセクターの組織が、価値の低いタスクに追われている人材をより価値の高い仕事に振り向けることを可能にします。

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